بقلم كريس غوفير، المدير العام لزيروكس في الإمارات
مع تطبيق قانون ضريبة القيمة المضافة بنسبة 5 بالمائة في دولة الإمارات العربية المتحدة، تواجه الشركات اليوم التحدي المتمثل في رقمنة وتأمين سجل معاملاتها التجارية. يفرض القانون الاتحادي على المنظمات الاحتفاظ بسجلاتها المحاسبية بصيغة ورقية أو إلكترونية لمدة لا تقل عن خمس سنوات بعد كل سنة مالية. قد تتضمن هذه السجلات فواتير المبيعات وسجلات الاستيراد والتصدير والدفاتر المحاسبية وفواتير الشراء. مما يعني أن الشركات تحتاج إلى أن تكون متوافقة مع ضريبة القيمة المضافة وأن تلتزم بالمتطلبات الأساسية للقانون لممارسة خدماتها التجارية بشكل قانوني. وبالإضافة إلى ذلك، فإن تخزين معلومات المعاملات بصيغة ورقية يتسبب في الكثير من الأعمال الإدارية وعدم الكفاءة والتكاليف الإضافية.
لجعل الامتثال لضريبة القيمة المضافة واقعاً وليس صداعاً، يجب على الشركات الاستفادة من حلول تكنولوجيا المعلومات التي تخزن المعلومات الحساسة وتديرها. سيساعد إعداد الوثائق الرقمية المتعلقة بضريبة القيمة المضافة على أتمتة الإجراءات الداخلية، ويوفر أرشيف تخزين مناسب يمكن الرجوع إليه في أي وقت، مع الالتزام بالمعايير الحكومية.
وفيما يلي خمسة نصائح لتبسيط عملية الامتثال لضريبة القيمة المضافة:
- الرقمنة – إن إدارة وتدقيق الوثائق الرقمية أسهل بكثير من الوثائق الورقية. لذلك، فإن الخطوة الأولى هي تحويل مستندات النسخة المطبوعة إلى محتوى رقمي.
- تصنيف المحتوى – بمساعدة الذكاء الاصطناعي، يمكن لحلول التصنيف الآلي تحديد أنواع المستندات وتصنيفها من خلال مجموعة من التحليلات النصية والصور. يجعل التعلم الآلي من تعيين الملفات الرقمية أمراً سهلاً للغاية مع تقليل الوقت المستغرق لتصنيف المعاملات الورقية يدوياً.
- استخراج البيانات الرئيسية – بمجرد جمع الوثائق وتصنيفها، يمكن استخراج بياناتها باستخدام ميزة التعرف الضوئي على الأحرف، وهي تقنية متقدمة يمكنها مساعدتك في تحويل المستندات الممسوحة ضوئياً إلى تنسيق قابل للتحرير. يمكنك بعد ذلك تغذية المعلومات المستخرجة وجمعها في أجهزة معتمدة على الحل لتحديد الأنماط في المعاملات واتخاذ قرارات ذكية في المستقبل.
- التحقق من صحة المعاملات – يتضمن التحقق التلقائي التكامل مع مصادر البيانات الأخرى مثل قاعدة بيانات تم إنشاؤها بالفعل أو تطبيق الشركة. سيؤدي التحقق من صحة المعاملات يدوياً إلى نتائج ولكن يمكن أن يكون عملية تستغرق وقتاً طويلاً وسيكون عرضة للأخطاء البشرية. من ناحية أخرى، تعني أتمتة عملية التحقق من صحة المعاملات رقمياً أن أعمالك ستتمتع بنصوص أكثر دقة في وقت أقل.
- التسليم عبر الإنترنت – يمكنك تصدير البيانات والصور والمستندات وإتاحتها لمستودعات المحتوى وقواعد البيانات وأنظمة العمل الأخرى في مجموعة متنوعة من الأشكال.
بمجرد إعداد النظام والعمليات الخاصة بالمؤسسة، يمكن تغيير حجمها لتتناسب مع حجم العمل في المؤسسة. سيوفر النظام المخطط والمنفذ بشكل جيد الوقت ويقلل التكاليف ويحسّن الإنتاجية رقمياً في إدارة المستندات. كما سيتيح لشركتك أن تظل متوافقة مع ضريبة القيمة المضافة وتمكن من مشاركة المستندات الهامة عبر منصات الحكومة الإلكترونية عند الحاجة.
